一、会前筹备工作

1、根据会议规模，确定接待规格。

2、发放会议通知和会议日程。

3、选择会场。

二、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
1、根据会议内容，在场内悬挂横幅。

2、门口张贴欢迎和庆祝标语。

3、会场内花卉的摆放。

4、桌面上如需摆放茶杯、矿泉水，应擦洗干净，摆放美观、统一。

5、调试灯光、音箱、话筒、入场音乐、电脑、幻灯片、音像设备。

6、摄影师的位置、摄影所需椅子等。

三、坐席的配置

坐席的配置要适合会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：
　　1、圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
　　2、口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
　　3、教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

四、会议资料的准备

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。

五、会议前的接待礼仪。
1、会前检查。
　　这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

2、提前进入接待岗位。
　　接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
　　①签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
　　②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台就座。
　　③接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。

六、会议中的服务礼仪
　　会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。及时为其清理桌面垃圾。

七、会后服务
　　会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好会后处理工作。
　　1、清理会议文件。根据保密原则，回收有关文件资料。

     2、整理会议纪要。

   3、新闻、信息报道。